Penerapan Knowledge Management di Organisasi

9 May 2010 at 04:25 (Knowledge Management)

Pendahuluan

Membangun organisasi berbasis pengetahuan, termasuk kesiapan dan kualitas SDM (sumber daya manusia) sebagai kunci juga dengan harus membawa penyadaran untuk mengantisipasi kesiapan membangun organisasi berbasis pengetahuan yang menjadi prasyarat keunggulan persaingan abad 21 ini.
Kita tengah bergerak dari suatu masyarakat industrial (industrial society) ke suatu masyarakat knowledge ( knowledge society). Dimana sumber kekayaan bergeser dari modal ke knowledge dan jenis organisasi (organizational type) dari hierarki yang tajam (step hierarchy) menuju ke jejaringan manusia (human networking).

Untuk mencapai budaya institusi yang inovatif, maka upaya membangun knowledge sharing (berbagi knowledge) perlu dilakukan. Keuntungan dari orang yang berbagi knowledge adalah mereka mampu merespon kesempatan secara cepat sehingga inovasi dapat diciptakan dan bukan bersifat reinventing the wheel, agar mencapai sukses di dunia bisnis secara cepat dan biaya murah.

Landasan Teori

Dalam buku yang ditulis oleh Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian knowledge adalah sebagai berikut:
1. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggungjawabkan (justified true believe);
2. Knowledge merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit);
3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut;
4. Penciptaan inovasi yang melibatkan lima langkah utama yaitu:
a. berbagi knowledge terpikirkan (tacit),
b. menciptakan konsep,
c. membenarkan konsep,
d. membangun prototype, dan
e. melakukan penyebaran knowledge tersebut.

Carl Davidson dan Philip Voss (2003) mengatakan bahwa mengelola knowledge sebenarnya merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka dari pada berapa lama mereka menghabiskan waktu untuk teknologi informasi. Sebenarnya menurut mereka bahwa “knowledge management” adalah bagaimana orang-orang dari berbagai tempat yang berbeda mulai saling berbicara. Oleh karena itu, yang sekarang populer untuk digunakan adalah label informasi ekonomi seperti: e-commerce, learning organization, dan sebagainya.

Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan knowledge organisasinya (organizational knowledge creation). Penciptaan knowledge tercapai melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan explicit knowledge dalam organisasi, serta melalui desain dari proses sosial yang menciptakan knowledge baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke dalam explicit knowledge. Hal ini berarti melakukannya berdasarkan learning process.

Isi

Perubahan budaya tidak mudah dan membutuhkan waktu, beberapa kegiatan yang mungkin digunakan untuk merencanakan dan mengenalkan perubahan yaitu: audit budaya, untuk menjawab tantangan dari perilaku “ yang tidak benar” , keterlibatan, menggunakan role mode, team building, reward dan mengubah manusia dengan memindahkan orang-orang dalam knowledge sharing.

Banyak organisasi belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (knowledge + pengalaman) tersembunyi yang dimiliki oleh karyawannya. Mengapa demikian? Riset Delphi Group menunjukkan bahwa knowledge dalam organisasi tersimpan dalam struktur :
– 42 % dipikiran (otak) karyawan;
– 26 % dokumen kertas;
– 20 % dokumen elektronik;
– 12% knowledge base elektronik.

Dokumentasi menjadi sangat penting dalam knowledge management, karena tanpa dokumentasi semuanya akan tetap menjadi tacit knowledge dan knowledge itu menjadi sulit untuk diakses oleh siapapun dan kapanpun dalam organisasi.

Metode yang digunakan adalah “soft system methodology” (SSM) didasarkan pada sistem berpikir, yang memungkinkan dapat menjelaskan dan mendefinisikan masalah, tetapi fleksibel dalam penggunaan dan luas ruang lingkupnya.
SSM dalah suatu pendekatan yang melibatkan proses-proses sebagai berikut:
1. proses pembelajaran dan interaksi antar individu dan kelompok;
2. proses kreasi model konseptual untuk tindakan perubahan atas situasi atau suatu
organisasi;
3. tahapan SSM ada 6 (enam) yaitu:
– problem situation unstructured;
– problem situation expressed;
– selection: relevant root, root definition, CATWOE (customer, actors, transformations process, worldview, owners, environmental constraint) analysis;
– membangun model konseptual;
– membandingkan model konseptual dengan realitas;
– dilakukan tindakan atau rekomendasi model organisasi.
4. Analisis data dan informasi yang didapat dengan menggunakan tahapan SSM.

Sistem Knowledge Management

Analisa dari kasus diatas:

  1. KM sebagai suatu spirit yaitu pendekatan dari hati ke hati,
  2. Ide harus fleksibel,
  3. Kita semua menjadi pemain,
  4. Jangan bikin border sendiri, harus borderless,
  5. Buat dari data => informasi => knowledge menjadi knowledgeable => knowledge, creator/creating,
  6. Langkah pertama adalah merubah mindset di seluruh jajaran organisasi mengenai, pentingnya share data, informasi dan aplikasi KM,
  7. Mampu interkoneksi (globalisasi) di lokal atau di organisasi dulu baru bicara globalisasi, mau diakses dan perlu Visi yang tajam,
  8. Ingin tahu lebih dominant => unggul di iptek dan sharing data,informasi dan knowledge menuju ke wisdom,
  9. Budaya “learning and sharing” ditumbuhkan dan dimulai dari yang sangat kecil, diri sendiri, dan sekarang, serta didukung dengan system ICT yang integrated,
  10. Knowledge worker => inti dasar adalah knowledge,
  11. Tetap memelihara intelektual dengan banyak membaca perkembangan di bidangnya masing-masing dan menghasilkan suatu knowledge,
  12. Memelihara spirit dengan cara voluntary (sukarela) jangan paksaan, atau perintah,
  13. Mengembangkan knowledge based system (KBS) secara korporasi,

Save to PDF

Sumber:

http://ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2008/05/bambang-penerapankm1.zip

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: