Week 9 – Tugas Kelompok 3 – 0034M

9 May 2011 at 21:53 (Informasi dan Proses Binis)

Minggu 09 – Proses Bisnis SDM dan Keuangan

Tugas 9 Kelompok

  1. Dari hasil pengembangan solusi bisnis untuk perusahaan yang dipilih, presentasikan REAL Modelnya dengan format sbb :
  • Gambaran umum perusahaan : visi dan misi perusahaan , sejarah perusahaan singkat, industri, jenis produk, struktur organisasi, jumlah karyawan, omzet.
  • Aktivitas operasi (Operating event)
  • Tabel REAL model :
Event Business Objective Business Trigger Business Risk Resources Agent Location
  • Model Grafik
  • Aktivitas Informasi(Information event)
  • Aktivitas Pengambil keputusan(Decision event)
  • Masalah yang dihadapi dan solusinya
  1. Presentasikan pada pertemuan 10. Perhatikan presentasi dari tim lain dan berikan pendapat untuk solusi yang diberikan. Apakah setuju atau ada solusi lain.

Jawaban

Tugas 9 Kelompok

  1. Dari hasil pengembangan solusi bisnis untuk perusahaan yang dipilih, presentasikan REAL Modelnya dengan format sbb :
  • Gambaran umum perusahaan : visi dan misi perusahaan , sejarah perusahaan singkat, industri, jenis produk, struktur organisasi, jumlah karyawan, omzet.

Visi dan Misi Perusahaan PT. OLISER INDONESIA:

* Hasil sempurna tanpa masalah

* Jaminan garansi untuk produk maupun jasa yang bermasalah

* Produk jauh lebih awet dan tidak merusak

* Quality control produk dan jasa refill

* Update produk dan jasa sesuai dengan teknologi yang terus berkembang

Sejarah singkat perusahaan, industri, jenis produk, struktur organisasi, jumlah karyawan, omzet:

Oliser Indonesia adalah bagian dari Oliser International yang berkedudukan di Ankara, Turkey, Oliser International sendiri merupakan penghasil produk dan mesin refill terbesar untuk wilayah Eropa Timur dan Barat dengan jaminan kualitas produk yang terbaik. Oliser telah mempunyai cabang diseluruh dunia, yaitu: Itali, Slovakia,  Yunani, Spanyol, Polandia, U. A. E, Saudia Arabia, Ceko, Jerman, Afrika Selatan, Inggris, India, Rusia, Ukraina, Filipina, Prancis. Oliser Indonesia berdiri pada tahun 2003 dengan cabang pertama di Mangga Dua Mall, Oliser Indonesia didirikan untuk memenuhi kebutuhan akan jasa refill yang pada waktu itu masih sangat jarang terutama jasa refill yang menggunakan mesin.Sekarang Oliser Indonesia telah berkembang pesat dan telah mempunyai cabang-cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia, seperti Jabodetabek, Medan, Jambi,  Pekan Baru, Batam, Balikpapan, Tegal, Bandung, Surabaya, Yogyakarta dan masih akan bertambah terus. Jumlah pegawai pada Oliser Indonesia adalah 51-100 orang.  Perusahaan ini termasuk dalam industry agen dan distributor yang menjual produk seperti Refill,Tinta,Mesin Refill,Supplies.

  • Aktivitas operasi (Operating event)

-          Membuat surat retur pembelian, Membuat surat permintaan pembelian, Membuat bukti bank keluar, Membuat Bukti pembayaran, Membuat jurnal pembelian, Membuat PO, Membuat perubahan pemesanan, Membuat surat permintaan penawaran harga, Membuat bukti barang masuk.

  • Tabel REAL model :
Event Business Objective Business Trigger Business Risk Resources Agent Location
Membuat surat retur pembelian Retur,inventory Karyawan gudang
Membuat surat permintaan pembelian Stock, inventory Karyawan gudang
Membuat laporan pengeluaran barang inventory Karyawan gudang
Membuat bukti bank keluar Karyawan gudang
Membuat laporan retur barang inventory Karyawan gudang
Membuat laporan persediaan inventory Karyawan gudang, karyawan akuntansi
Mendaftarkan karyawan karyawan Manajer pembelian dan persediaan
Mendatarkan pemasok supplier Manajer pembelian dan persediaan
Mendaftarkan persediaan inventory Manajer pembelian dan persediaan
Membuat Bukti pembayaran Invoice, cash Karyawan keuangan
Membuat laporan pembayaran Invoice, cash Karyawan keuangan
Membuat laporan hutang hutang karyawan akuntansi, karyawan keuangan
Membuat bukti penyesuaian perhitungan fisik Inventory karyawan akuntansi
Membuat jurnal pembelian cash karyawan akuntansi
Membuat jurnal pengeluaran kas cash karyawan akuntansi
Membuat jurnal retur pembelian retur karyawan akuntansi
Membuat surat perintah pengeluaran barang Karyawan penjualan
Membuat PO inventory Karyawan pembelian
Membuat perubahan pemesanan inventory Karyawan pembelian
Membuat surat permintaan penawaran harga inventory Karyawan pembelian
Membuat laporan prestasi pemasok Karyawan pembelian
Membuat bukti barang masuk PO,inventory Karyawan penerimaan
Membuat laporan penerimaan barang PO Karyawan penerimaan
  • Model Grafik

  • Aktivitas Informasi(Information event)

Membuat laporan pengeluaran barang, Membuat laporan retur barang, Membuat laporan persediaan, Membuat laporan pembayaran, Membuat laporan hutang, Membuat laporan prestasi pemasok, Membuat laporan penerimaan barang.

  • Aktivitas Pengambil keputusan(Decision event)

Mendaftarkan karyawan, Mendatarkan pemasok, Mendaftarkan persediaan.

  • Masalah yang dihadapi dan solusinya

Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini ialah sistem pengendalian internal yang kurang baik dalam prosedur pembelian dan pengelolaan persediaan di mana tidak terdapat dokumen pendukung yang kuat atas transaksi yang terjadi dan tidak terjadi pemisahan fungsi pembelian dan penerimaan sehingga mengakibatkan terjadi ketidaksesuaian pencatatan persediaan dengan bukti fisik persediaan yang ada. Oleh karena itu perlu untuk mengusulkan solusi berupa prosedur baru yang memenuhi seluruh kriteria pengendalian internal yang baik pada perusahaan Oleh karena itu perlu untuk mengusulkan solusi berupa prosedur baru yang memenuhi seluruh kriteria pengendalian internal yang baik pada perusahaan Analisi dilakukan dengan pengamatan roses bisnis dan pengumpulan data perusahaan dan mengusulkan solusi untuk mengatasi permasalahan Dalam perancangan dibuat suatu alur kerja terkomputerisasi yang telah melalui proses perancangan komponen model, komponen fungsi dan database serta komponen user interface yaitu dapat memberikan manfaat dalam meningkatkan kinerja perusahaan serta memenuhi unsur sistem pengendalian internal yang baik pada perusahaan sehingga berbagai kesalahan dan masalah yang sebelumnya sering terjadi dapat diatasi, dan memberikan informasi keuangan (laporan) dan akuntansi (jurnal) yang dibutuhkan pihak manajemen untuk melakukan evaluasi kinerja perusahaan dan membuat kebijakan serta menyusun strategi untuk pengembangan perusahaan

  1. Presentasikan pada pertemuan 10. Perhatikan presentasi dari tim lain dan berikan pendapat untuk solusi yang diberikan. Apakah setuju atau ada solusi lain.

Save to PDF

Permalink Leave a Comment

Week 7 – Tugas Kelompok 2 – 0034M

9 May 2011 at 21:48 (Informasi dan Proses Binis)

Minggu 07 – Proses Bisnis Penjualan

Tugas Kelompok

 

Carilah artikel tentang sistem informasi penjualan dari minimal 3 sumber di internet  ! dan buat 1 paper minimal 10 halaman !

SISTEM INFORMASI PENJUALAN

  1. 1.      Konsep Dasar Sistem

Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu [Mulyadi, 2001]. Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface [Mathiassen, Lars, 2000]. Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik [McLeod, 1998].

Syarat-Syarat Sistem :

  • Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
  • Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
  • Adanya hubungan diantara elemen sistem.
  • Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
  • Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Karakteristik Sistem :

  • Komponen (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

  • Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan system yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu system dipandang sebagai suatu kesatuan, karena dengan batas sistem ini fungsi dan tugas dari subsistem yang satu dengan lainnya berbeda tetapi tetap saling berinteraksi. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  • Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Segala sesuatu diluar dari batas sistem yang mempengaruhi operasi dari suatu sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan harus dipelihara dan dijaga agar tidak hilang pengaruhnya, sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dimusnahkan dikendalikan agar tidak mengganggu operasi sistem.

  • Penghubung Sistem (Interface)

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Untuk membentuk satu kesatuan, sehingga sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya. Dengan kata lain output dari suatu subsistem akan menjadi input dari subsistem yang lainnya.

  • Masukan sistem (Input)

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa Masukan Perawatan (Maintenance Input) adalah energi yang dimasukkan supaya system tersebut dapat beroperasi. Masukan Sinyal (Signal Input) adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

  • Keluaran Sistem (Output)

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem. Meliputi : Keluaran yang berguna, contohnya Informasi yang dikeluarkan oleh komputer. Dan Keluaran yang tidak berguna yang dikenal sebagai sisa pembuangan, contohnya panas yang dikeluarkan oleh komputer

  • Pengolah Sistem (Process)

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Contoh CPU pada Komputer, Bagian Produksi yang mengubah bahan baku menjadi barang jadi, Bagian akuntansi yang mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan.

  • Tujuan Sistem (Goal)

Setiap sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang mempengaruhi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan. Dengan kata lain suatu sistem akan dikatakan berhasil kalau pengoperasian sistem itu mengenai sasaran atau tujuannya. Sistem yang tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Berikut digambarkan environment karakteristik suatu system :

  1. 1.      Konsep Dasar Informasi

Informasi adalah salah satu jenis sumberdaya yang tersedia bagi manajer, yang dapat dikelola seperti halnya sumberdaya yang lain. Informasi dari komputer dapat digunakan oleh para manajer, non manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan [McLeod, 2001].

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

ü  Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

ü  Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

ü  Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

 

  1. 2.      Definisi Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan [McLeod, 2001].

Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi yaitu mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi. Informasi mungkin dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau ke luar organisasi. Contoh sebuah sistem informasi penjualan

Pengumpulan Data      : Transaksi dan faktur penjualan, transaksi pemesanan

Pengolahan                  : Hitung total penjualan faktur, hitung rekapitulasi penjualan

perhari / perminggu / perbulan / pertahun. Rugi/laba penjualan

Penyimpanan               : Data penjualan, konsumen, supplier

Distribusi                     : Pelanggan, manajer penjualan dan pimpinan

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

  1. 3.      Sistem Informasi Penjualan

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi barang atau jasa baik secara kredit atau jasa untuk mendapatkan sumberdaya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar (piutang). Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang utama dalam memperoleh pendapatan, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran, karena pada bagian ini ada penetapan harga, diadakan perundingan dan perjanjian serah terima barang, maupun perjanjian cara pembayaran yang disepakati oleh kedua belah pihak, sehingga tercapai suatu titik kepuasan [Mulyadi, 2001]. Sistem Penjualan adalah sistem yang melibatkan sumberdaya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan, sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku [Niswonger, 1999].

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Contoh disini adalah pada sebuah perusahaan dagang yang  teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu :

·         Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.

·         Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang

·         Penjualan Kombinasi  ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.

Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :

  1. Bagian Order Penjualan
  2. Bagian Otorita Kredit
  3. Bagian Billing/Piutang
  4. Bagian Stock & Delivery
  5. Bagian Buku Besar
  6. Bagian Pembelian
  7. Bagian Gudang
  8. Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik

Dokumen yang digunakan :

  1. Penawaran Harga  (PH)
  2. Order Form  (OF)
  3. Memo
  4. Purcahse Order (PO)
  5. Surat Pengantar Supplier (SPS)
  6. Berita Acara Penerimaan
  7. Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
    1. Tembusan pengiriman
    2. Tembusan langganan
    3. Arsip bagian delivery
  8. Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
  9. Invoice/Faktur
    1. Invoice
    2. Tembusan Piutang
    3. Tembusan Jurnal
    4. Arsip di bagian order penjualan
  10. Faktur Pajak
    1. Faktur Pajak
    2. Arsip
    3. Extra Copy
  11. Kwitansi

Berikut dijelaskan uraian prosedur system penjualan :

Bagian Order Penjualan / Sales / Marketing

  1. Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau  secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui telepon tidak dapat dilayani.
  2. Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek  pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
  3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi  sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
  4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
  5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.

Bagian Kredit

  1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan  order
  2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
  3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
  4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
  5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke-1 dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya berdasarkan tanggal.

Bagian Stock & Delivery

  1. Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
  2. Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tersedia di gudang, meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
  3. Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
  4. Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
  5. Membuat surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
  6. Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
  7. Menerima Delivery order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
  8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.

Bagian Gudang

  1. Menerima Perintah/Permintaan Barang
  2. Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Delivery Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
  3. Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang  kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
  4. Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan

Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)

  1. Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
  2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
  3. Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
  4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
  5. Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
  6. Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
  7. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
  8. Meminta Lembar Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
  9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada  Invoice (melalui Kurir)
  10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock & Delivery (melalui Kurir)

Penjualan Barang Dari Stock Gudang

  1. Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
  2. Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
  3. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
  4. Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
  5. Menyerahkan barang kepada customer
  6. Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
  7. Meminta Delivery Order  lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
  8. Menyerahkan Delivery Order lembar 1& 2 kepada  bagian Invoice  (melalui Kurir)
  9. Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)

Bagian Invoice/Faktur

  1. Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian Stock & Delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server.
  2. Menerbitkan faktur pajak.
  3. Menerbitkan listing penjualan harian
  4. Mendistribusikan Dokumen
    1. Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
    2. Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
    3. Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
    4. Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.

Bagian Administrasi Keuangan

Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan  dengan system penjualan adalah :

Bagian Piutang

  1. Menerima faktur lembar ke-2  & 3 dari bagian Invoice
  2. Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
  3. Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
  4. Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
  5. Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
  6. Membuat surat penagihan

Bagian Jurnal Penjualan

  1. Menerima copy list penjualan harian  yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal)  dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
  2. Menerima copy Faktur Pajak.
  3. Mencatat Jurnal transaksi Penjualan

Bagian Jurnal Pembelian

  1. Menerima  Copy Po dari bagian pembelian
  2. Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
  3. Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang

Bagian pengolahan IT/Data elektronik

Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.

Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi  dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.

Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

Berikut Proses bisnis dalam pengembangan Sistem

Gambar Proses Bisnis dalam Pengembangan Sistem

Dirangkum dari berbagai sumber :

http://parno.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/4393/SI_01_Konsep_Dasar_SI.pdf

http://yudiagusta.files.wordpress.com/2009/11/85-90-snsi07-016-analisis-dan-perancangan-sistem-informasi-penjualan-berbasiskan-web-pada-pt-dairyfood-internusa.pdf

http://zulidamel.wordpress.com/2007/11/21/system-informasi-penjualan/

http://library.binus.ac.id/eresearch_view.asp?risetId=LP2010-00047

Save to PDF

Permalink 1 Comment

Week 4 – Tugas Kelompok 1 – 0034M

9 May 2011 at 21:41 (Informasi dan Proses Binis)

Minggu 04 – Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Business Event-driven

Hotel Indah ingin menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi dalam menyiapkan dan merencanakan aktivitas pelayanan tamu hotel. Adapun proses bisnis dari Hotel Indahadalah sebagai berikut.

Staf penjualan dapat menerima reservasi melalui telepon dan biro perjalanan serta tamu kooperat. Staf penjualan terlebih dahulu akan mengecek jumlah dan jenis kamar tersedia yang diinginkan oleh tamu. Bila kamar tersedia maka staf akan menginput data tamu dan jenis kamar yang diinginkan serta tanggal check in dan tanggal check out. Dalam jangka waktu 2 x 24 jam, staf penjualan akan menelepon tamu untuk menanyakan konfirmasi reservasi tamu tersebut.

Pada proses registrasi, tamu mengisi form registrasi satu rangkap dan disertai penyerahan identitas diri pada saat check in pukul 12.00, lalu dapat memberikan kartu kredit  untuk divalidasi oleh  staf kantor  depan atau  memberikan deposit. Bagian kantor akan melakukan konfirmasi jika tamu tersebut sudah melakukan reservasi lalu menginput data registrasi, mencari status dan nomor kamar. Bila kamar tersedia maka staf akan segera memberikan kunci kamar serta voucher sarapan pada tamu. Bila tamu ingin pindah kamar, maka keterangan tersebut akan dicatat pada dokumen registrasi sehingga memudahkan pada saat pembayaran tagihan.

Tamu dapat memesan makanan dan minuman pada bagian pelayanan kamar. Pesanan diinput berupa tagihan pelayanan kamar oleh staf tata graha dan dikoordinasikan ke bagian restoran. Para tamu juga dapat memesan makanan dan minuman secara langsung di restoran hotel dan tagihannya dimasukkan ke dalam tagihan restoran. Pesanan akan diinput staf restoran dan tagihannya akan dibayar langsung.. Selain itu, pihak hotel juga menyediakan minibar pada tiap kamar. Pengecekannya mini bar ini akan dilakukan oleh staf tata graha dan jumlah pemakaiannya akan diinput ke tagihan minibar lalu diakumulasikan pada total tagihan akhir.

Apabila tamu menggunakan fasilitas binatu, , maka  akan dilayani oleh pihak binatu yang akan memeriksa jumlah cucian terlebih dahulu lalu mengiinput data dan tagihan binatu untuk diakumulasikan pada total tagihan akhir tamu. Tamu juga dapat menggunakan fasilitas telepon yang ada pada setiap kamar dan tagihannya akan tertera pada total tagihan akhir tamu tersebut.

Pada saat check out, tamu dapat menelepon ke bagian kantor depan untuk  menentukan waktu check out. Lalu staf kantor depan akan mengakumulasikan total tagihan tamu dan mencetaknya sebanyak dua rangkap, satu rangkap untuk tamu dan yang lainnya untuk staf kantor depan. Tamu akan membayar seluruh tagihan dan menandatangani bukti pembayaran yang ada

Bila tamu ingin memperpanjang waktu inap, tamu akan menghubungi kantor depan. Lalu staf kantor depan akan memeriksa kondisi dan jumlah kamar yang tersedia, apabila penuh akan terpaksa dibatalkan. Apabila tersedia maka akan terjadi perpanjangan waktu inap bagi tamu tersebut.

 

 

Dari soal kasus di atas, gambarkan:

  1. REAL Model untuk Hotel Indah
  2. ER Diagram untuk hotel Indah.

—ooo0ooo—

Jawaban

  1. REAL Diagram

  1. ERD Hotel


Save to PDF

Permalink 2 Comments

Week 9 – Tugas Individu 7 – 0034M

27 October 2010 at 00:07 (Informasi dan Proses Binis)

Tugas 9 Individu

1.      Proses bisnis apa yang terkait dengan proses bisnis keuangan, sumberdaya manusia dan konversi? Bagaimana proses bisnis itu terkait? Jelaskan jawaban anda dengan gambar grafik model REAL!

2.      Berikan contoh terjadinya kejahatan yang berkaitan dengan proses bisnis keuangan di perusahaan anda bekerja atau perusahaan lain dimana anda sebagai pelanggannya!

Jawaban

1.      Keterkaitan proses bisnis keuangan, SDM, dan konversi

2.      Contoh terjadinya kejahatan dalam proses bisnis keuangan adalah adanya mark-up pada proses pembelian barang yaitu dalam proses penentuan supplier yang dipilih baik itu melalui auction maupun pemilihan langsung. Kalau proses pembelian melalui auction, kemungkinan kecil terjadi adanya mark-up tetapi tidak menutup kemungkinan juga. Tetapi proses pembelian dengan cara penunjukan langsung ini sangat rentan terjadinya mark-up karena dikhawatir adanya deal-deal tersembunyi dengan supplier tersebut. Dengan adanya mark-up tentu saja perusahaan yang dirugikan karena harga barang yang dibeli akan menjadi lebih mahal.

Permalink Leave a Comment

Week 8 – Tugas Individu 6 – 0034M

27 October 2010 at 00:03 (Informasi dan Proses Binis)

Tugas Individu

1.      Buat paper singkat maksimal 5 halaman tentang perkembangan sistem pembayaran elektronik dengan mengacu  pada minimal 3 sumber dari berbagai media termasuk internet.

 

Jawaban:

Perkembangan Sistem Pembayaran Elektronik

 

Dewasa ini perkembangan teknologi telah memungkinkan kita untuk menghapus batas jarak dalam komunikasi. Perkembangan inilah yang memungkinkan umat manusia untuk melakukan transaksi secara on-line yang dimulai sejak tahun 1990-an. Kemudian, transaksi semacam ini ternyata disukai baik oleh pembeli, penjual, maupun oleh agen perantara. Pihak-pihak yang terkait dengan sistem pembayaran tersebut dicontohkan seperti gambar dibawah ini :

Gambar Model Umum Sistem pembayaran

 

Uang elektronik saat ini tidak hanya diterbitkan dalam bentuk chip yang tertanam pada kartu atau media lainnya (chip based), namun juga telah diterbitkan dalam media lain yaitu suatu media yang saat digunakan untuk bertransaksi akan terkoneksi terlebih dulu dengan server penerbit (server based). Begitu pula dari sisi penggunaannya, hampir dari seluruh uang elektronik yang diterbitkan tidak lagi bersifat single purpose namun sudah multi purpose sehingga dapat diterima di banyak merchant yang berbeda. Berikut dibawah ini grafik pertumbuhan uang elektronik.

Gambar Pertumbuhan Uang Elektronik

 

Sebagai alat pembayaran, perolehan dan penggunaan uang elektronik pun cukup mudah. Calon pemegang hanya perlu menyetorkan sejumlah uang kepada penerbit atau melalui agen-agen penerbit dan nilai uang tersebut secara digital disimpan dalam media uang elektronik. Untuk chip based, pemegang dapat bertransaksi secara off-line melalui uang elektronik (dalam bentuk kartu atau bentuk lainnya). Sedangkan pada server based, pemegang akan diberi sarana untuk mengakses “virtual account” melalui handphone (sms), kartu akses, atau sarana lainnya, sehingga transaksi diproses secara on-line. Transaksi melalui uang elektronik khususnya transaksi yang diproses secara off-line sangat cepat hanya memerlukan waktu kurang lebih 2-4 detik. Saat ini nilai uang yang dapat disimpan dalam uang elektronik dibatasi tidak lebih dari Rp1 juta, karena fungsinya memang ditujukan sebagai alat pembayaran untuk transaksi yang bernilai kecil. Namun batasan tersebut nantinya dapat saja disesuaikan dengan melihat perkembangan dan kebutuhan industri. Dalam mekanisme uang elektronik, apabila pemegang tidak lagi berminat menggunakan uang elektronik atau ingin mengakhiri penggunaan uang elektronik, nilai uang yang ada pada uang elektronik dapat di-redeem6 sesuai tata cara yang diatur oleh masing-masing penerbit.

Perkembangan Transaksi Uang Elektronik

 

Dalam bidang bisnis perdagangan secara elektronik, perusahaan-perusahaan dari berbagai sektor mengkaji berbagai kemungkinan yang ditawarkan oleh sistem-sistem pembayaran online melalui internet. Sebagai tanggapan atas tuntutan tersebut, beberapa sistem yang muncul dirancang sedemikian rupa sehingga sesuai dengan proses-proses perdagangan yang telah ada. Hal ini penting untuk menjamin masa transisi yang selancar mungkin untuk menuju mekanisme pembayaran online yang baru. Sistem ini juga memungkinkan para pedagang untuk membuka rekening bagi para penyalurnya dan melakukan pembayaran invoice tiap-tiap bulan seperti metode-metode transaksi dagang tradisional. Secara potensial, hal ini akan mempercepat sistem pembayaran dan membuat transaksi dagang lebih mudah.

 

Jenis-jenis aplikasi sistem bisnis online ini mungkin secara khusus sesuai dalam bidang bisnis telekomunikasi. Perusahaan-perusahaan telekomunikasi tidak saja dapat menggunakan internet untuk penjualan dan pemasaran jasa, tetapi juga dapat memanfaatkannya untuk mempercepat proses-proses penagihan rekening dan pembayaran. Sebagai contoh, rekening telpon, dapat dikirim kepada pelanggan melalui internet dan pembayaran dapat dilakukan menggunakan sistem-sistem pembayaran berbasis jaringan internet (web). Sifat dasar dari media ini akan memungkinkan para pelanggan untuk menerima perincian yang lebih detil pada rekening-rekeningnya dan memungkinkan pengalokasikan dana dengan lebih baik guna mengidentifikasi anggaran mana yang dapat dipotong. Perusahaan-perusahaan dapat segera menetapkan sistem ini sebagai metode pembayaran. Perusahaan listrik UK’s Scottish Power mengembangkan skema untuk memungkinkan para pelanggan mengunakan kartu kredit untuk membayar rekening-rekeningnya melalui internet. Sistem-sistem pembayaran melalui internet yang aman, merupakan hal yang penting dalam dunia bisnis online, karena alasan-alasan berikut:

Jika pedagang tidak mengatur untuk menerima kartu kredit secara aman melalui internet, maka sistem pembayaran yang dipakai dapat mengambil alih fungsi-fungsi ini. Penipuan ataupun pemalsuan kartu kredit yang dihasilkan dari transmisi melalui internet merupakan salah satu penghalang utama dalam perdagangan online melalui internet dalam tahun-tahun ini. Sistem-sistem pembayaran internet menggunakan pengkodean tingkat tinggi lebih menjamin dari pada transaksi dengan kartu kredit langsung melalui jaringan;

 

Sistem-sistem pembayaran internet dapat menawarkan kepada para pelanggan ketenangan akan legitimasi kepada siapa mereka membeli/membayar. Sementara merk dagang barang komoditi yang ditawarkan melalui internet segera dapat dipercaya, tetapi boleh jadi sifat internasional dari jaringan sebagian besar tidak atau belum dikenal oleh para konsumen. Dalam kasus ini, sistem-sistem pembayaran yang ditawarkan dapat digunakan untuk mengecek pedagang/penjual sebelum konsumen menggunakan pelayanan pembayaran dengan menggunakan referensi kredit agen yang telah dikenal. Sistem-sistem pembayaran melindungi konsumen karena si agen tidak akan mengizinkan pedagang mengakses kartu kredit para pelanggan/pembeli

 

Awalnya, perdagangan melalui internet terbatas, terutama untuk industri yang melayani pemesanan melalui jasa pos. Untuk sektor ini, transisi dari media tradisional ke media internet merupakan hal yang relatif sederhana. Perusahaan-perusahaan jasa pengiriman melalui pos cenderung memproduksi kembali katalog-katalog yang ada di internet dan kemudian menggunakan pemesanan secara tradisional, seperti melalui fax atau telpon dengan pembayarannya menggunakan kartu kredit atau chek. Baru-baru ini, situs perusahaan jasa pengiriman melalui pos yang besar telah memperkenalkan jaminan verifikasi kartu kredit secara online untuk pembayaran.

Yang penting dalam pasar pemesanan melalui pos adalah pertumbuhan yang pesat dan penuh tantangan dalam desain pelayanan yang disesuaikan secara khusus untuk internet. Cakupan bisnisnya meliputi: pengiriman informasi, direktori telpon, akses data atau berita keuangan, sampai pengembangan aplikasi online yang khusus seperti komputer game. Pelayanan baru atau yang disesuaikan dalam masa pertumbuhannya masih sangat banyak.

Dengan pelayanan-pelayanan ini, tidak akan cukup bagi perusahaan-perusahaan sistem pembayaran untuk menawarkan kepemilikan kartu kredit, karena biaya minimum kartu kredit membuatnya tidak ekonomis untuk pembayaran jumlah kecil. Oleh karena itu metode pembayaran mikro (pembayaran dalam jumlah kecil) akan dikembangkan, menawarkan range aplikasi yang memungkinkan memungut pembayaran-pembayaran dalam jumlah besar ataupun kecil. Hal ini akan mendorong berbagai pelayanan baru meliputi : pemesanan informasi tertentu, maupun komputer interaktif dalam bentuk komputer game. Dengan menggunakan beberapa sistem pembayaran, pasar bisnis online ini masih terbuka sangat lebar.

 

Sistem-sistem pembayaran yang sudah beroperasi atau dalam percobaan, saat ini dapat dikelompokkan dalam 3 kategori besar, yaitu : sistem pihak ketiga (3rd party system), sistem sertifikat, dan sistem uang neto (net money).

  • Sistem pihak ketiga. Pada sistem ini, ada pihak ketiga yang berfungsi sebagai agen antara pedagang/penjual dan konsumen/pembeli. Si agen inilah yang bertugas memeriksa kartu kredit konsumen, menyetujui (atau menolak) transaksi dan kemudian mengeluarkan dana untuk pembayaran kepada pedagang. Dalam kategori ini beberapa diantaranya menawarkan sistem yang lebih canggih, memungkinkan pelanggan untuk membuka rekening menggunakan kartu kredit atau kartu debit, kemudian memilih nomor pin dan password sendiri. Setiap kali konsumen ingin membeli sebuah barang atau jasa secara online, dia harus menggunakan nomor pin dan password sebagai pengganti nomor kartu kredit. Dengan demikian detil kartu kredit tidak secara terus menerus ditransfer melalui internet. Konsumen juga dapat merubah nomor pin maupun password sesering mereka inginkan. Meskipun demikian, sistem pihak ketiga tradisional ini mempunyai beberapa kelemahan. Sistem ini tidak dapat menangani pembayaran dalam jumlah kecil, dan membutuhkan detil kartu kredit untuk dimasukkan setiap kali ingin melakukan pembelian.
  • Sistem-sistem berbasis sertifikat melibatkan konsumen untuk melakukan downloading sertifikat digital sebagai media yang akan menampilkan kartu kreditnya. Sertifikat-sertifikat ini disimpan dalam bentuk dompet cyber, dan akan diaktifkan ketika konsumen menginginkan melalukan pembelian. Contoh yang paling menonjol pada sistem ini adalah sistem SET (Secure Electronic Transactions). Sistem ini lebih merupakan protokol daripada sistem pembayaran tunggal dan akan diterapkan oleh sejumlah perusahaan dalam bisnis online nya. Protokol ini dirancang oleh beberapa pemain utama komputer bisnis termasuk Microsoft. Meskipun demikian, sistem jenis ini mempunyai beberapa kekurangan. Karena sistem ini didasarkan pada verifikasi kartu kredit, sehingga tidak dapat menangani pembayaran-pembayaran dalam jumlah kecil. Sistem ini juga cenderung mengikat pengguna pada satu terminal komputer, karena sertifikat digital disimpan pada hard disk. Manakala dikopi pada sebuah disket sebagai alternatif, sistem ini menunjukkan keraguan terhadap keamanannya sendiri. Disamping itu, akses ke hard disk juga dapat memunculkan resiko keamanan. Perkembangan sistem SET secara besar-besaran telah dimulai pada tahun lalu tetapi terjadi penundaan terutama karena terbatasnya jumlah agen yang menerbitkan sertifikat. Sebagai tambahan, biaya yang relatif tinggi pada sistem-sistem berbasis sertifikat dapat menghalangi minat pedagang skala lebih kecil. Walaupun terdapat kekurangan-kekurangan, jenis sistem ini diperkirakan akan menjadi pemain penting pada bisnis online di tahun-tahun mendatang.
  • Sistem uang neto (net money systems) menghendaki konsumen merubah mata uangnya kedalam bentuk mata uang cyber, dan secara umum memungkinkan untuk melakukan pembayaran dalam jumlah kecil. Masalah yang utama adalah konsumen tidak hanya merubah mata uang, yang dapat menahan pengeluaran dengan sendirinya, tetapi mata uang cyber disimpan dalam dompet virtual, sehingga membuatnya kurang portable.

 

Referensi:

http://elektroindonesia.com/elektro/tel26.html

http://www.bi.go.id/NR/rdonlyres/5235BDB2-6197-4747-B240-ABC8E31BA743/16516/LSPPU2008.pdf

http://www.informatika.org/~rinaldi/Matdis/2006-2007/Makalah/Makalah0607-28.pdf

 

Save to PDF

 

 

Permalink Leave a Comment

Week 6 – Tugas Individu 5 – 0034M

26 October 2010 at 23:58 (Informasi dan Proses Binis)

 

1.      Apa beda antara resiko dan ancaman?

2.      Apakah kita harus mengendalikan semua resiko? Jelaskan pendapat anda!

3.      Apa bedanya tugas dan tanggung jawab?

4.      Berikan contoh application control dan physical control!

5.      Ada istilah “auditing around” dan “auditing through” the computer. Apa bedanya?

Jawaban

 

1.      Perbedaan antara resiko dan ancaman adalah kalau resiko, kemungkinan terjadinya peristiwa yang dapat menyebabkan kerugian atas suatu tindakan yang tidak melanggar hukum sebagai contoh: keputusan perusahaan yang salah dalam menjual atau membeli perusahaan lain, Bangunan dengan konstruksi kayu akan lebih besar kemungkinannya terbakar dari konstruksi tembok, harus bekerja 16 jam sehari mengejar tengat waktu proyek. Sedangkan ancaman adalah kemungkinan terjadinya peristiwa yang dapat menyebabkan kerugian atas suatu tindakan yang melanggar hukum dan kesusilaan sebagai contoh: pelecehan seksual oleh anggota manajemen puncak, jaringan komputer di perusahaan yang diserang oleh haker, pencurian data perusahaan.

2.      Menurut saya semua resiko perlu dikendalikan karena segala sesuatu yang kita kerjakan pasti ada resikonya, dengan resiko tersebut kita harus bisa menghilangkan/meminimalisasikan resiko itu terjadi dengan cara menajemen resiko, dengan melakukan proses identifikasi, evaluasi, dan pengendalian. Berikut tahapan dalam manajemen resiko:

-          Identifikasi resiko: Usaha untuk menemukan atau mengetahui resiko-resiko yang mungkin timbul dalam kegiatan, resiko-resiko yang dihadapi harus dilihat dalam pengertian yang paling luas, jadi tidak terbatas pada resiko-resiko yang dapat diasuransikan, pemeriksaan fisik.

-          Mengevaluasi Resiko: mengevaluasi dampak daripada risiko terhadap perusahaan sehingga perusahaan dapat memutuskan cara yang paling tepat untuk menanggulanginya. Evaluasi risiko sangat tergantung kepada tersedianya data/pengalaman dimasa lalu.

-          Mengontrol Resiko: Merupakan tahap terakhir dari proses Manajemen Risiko, Tahap terakhir ini adalah yang terpenting di mana Manajer Risiko harus menggunakan seluruh informasi yang dimilikinya untuk mengambil keputusan-keputusan yang.

3.      Perbedaan tugas dan tanggung jawab adalah kalau tugas adalah suatu kegiatan yang dikerjakan atau dilakukan berdasarkan perintah yag telah ditetapkan sebagai contoh sipulan diberikan tugas untuk membeli alat-alat listrik seperti kabel, solatip, solder dan lain-lain sedangkan tanggung jawab adalah suatu keharusan untuk menanggung akibat yang ditimbulkan oleh perilaku seseorang dalam rangka menjawab suatu persoalan sebagai contoh sipulan yang telah diberikan tugas untuk membeli alat-alat listrik  maka sipulan harus mencari untuk mendapatkan alat-alat listrik yang diminta dan membelinya jika tidak mendapatkannya sipulan harus menjelaskan alasan tidak mendapatkan alat-alat listrik tersebut.

4.      Application control adalah task spesifik yang yang dilakukan individual aplikasi sebagai contoh adalah

-          Pembatasan akses data

Pengaksesan data oleh yang tidak berhak biasanya dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, karena itu pengaksesan harus dibatasi hanya untuk orang-orang yang berhak saja

-          Data Backup dan Recovery

Pengendalian ini diperlukan untuk berjaga-jaga bila file atau database mengalami kerusakan, kehilangan atau kesalahan data. Back up adalah salinan dari file atau database, sedang recovery adalah file atau database yang telah dibetulkan dari kesalahan, kehilangan atau kerusakan datanya.

 

Physical Control yaitu mengatur lokasi fisik dan menerapkan alat-alat pengaman. Sebagai contoh adalah:

-          Lokasi ruang komputer yang jauh dari hal-hal yang menganggu operasi pengolahan data, misalnya pangkalan udara, radar, gelombang microwave, lalu lintas yang padat, dan sebagainya.

-          Tersedia fasilitas cadangan yang terpisah dari lokasi fasilitas utama sehingga bila terjadi sabotase tidak terkena kedua-duanya, tetapi harus mudah dicapai dan cepat untuk menggantikan fasilitas utama.

-          Tersedianya alat pemadam kebakaran di tempat-tempat yang strategis dan mudah dijangkau bila terjadi kebakaran.

-          Digunakan UPS (Uninteruptible Power System) untuk mengatasi bila arus listrik tiba-tiba terputus sehingga proses pengolahan data tidak terganggu dan dapat dilanjutkan atau dihentikan seketika. UPS berisi accu yang dapat menggantikan fungsi arus listrik terputus dan dapat tahan berjam-jam.

-          Stabilizer untuk menghasilkan arus listrik.

-          Pemakaian AC (Air Conditioning) untuk mengatur temperatur ruangan. Temperatur yang ideal ini berkisar antara 10°C s/d 35°C.

-          Dipasang alat pendeteksi kebakaran atau bila timbul asap yang merupakan tanda-tanda mulai terjadi kebakaran.

5.      Perbedaan antara “auditing around” dan “auditing through” adalah kalau auditing around yaitu menelaah SPI (Sistem Pengendali Intern), pengujian transaksi, verifikasi saldo, tidak melakukan pengujian terhadap system EDP, pengujian sebatas kualitas input dan output seperti untuk kondisi system computer yang ada masih sederhana, software aplikasi yang digunakan adalah software yang umum dipakai dan telah teruji, dokumen sumber tersedia dalam bentuk fisik, output mudah ditelusur dokumen sumbernya atau sebaliknya. Sedangkan  auditing through yaitu focus pengujian pada operasi pemrosesan dalam system computer seperti kondisi terlalu sulit jika audit secara manual dengan pertimbangan biaya manfaat, sebagian besar SPI ada dalam system computer, system aplikasi menerima input yang relative besar dan menghasilkan output yang besar juga, system logika computer sangat kompleks dan banyak fasilitas.

Save to PDF

 

Permalink Leave a Comment

Week 5 – Tugas Individu 4 – 0034M

26 October 2010 at 23:57 (Informasi dan Proses Binis)

Tugas Modul 05

1.      Bagaimana anda menentukan banyaknya aktvitas perekaman data, pengelolaan, dan pelaporan informasi yang dibutuhkan pada suatu aplikasi TI ?

2.      Jelaskan 3 jenis output yang dibutuhkan oleh user !

3.      Jelaskan setiap tahapan dari 4 tahapan analisis dan perancangan sistem yang diperkenalkan pada pertemuan 4 dan 5 !

Jawaban

1.      Dalam menentukan banyaknya aktvitas perekaman data, pengelolaan, dan pelaporan informasi yang dibutuhkan pada suatu aplikasi TI, terdapat lima siklus yang dapat dilakukan yaitu:

1. Perancangan database dan sistem informasi;

2. Organisasi dan pengelolaan database;

3. Perancangan media Populer;

4. Pengembangan ketrampilan khusus;

5. Pengelolaan dan distribusi media populer.

1. Perancangan database dan sistem informasi:

Jenis layanan ini bertujuan untuk mengembangkan kerangka sistem informasi dan database yang solid berdasarkan tujuan strategis lembaga. Proses ini mencakup beberapa kegiatan yakni:

* Identifikasi/ mengenali informasi yang telah ada dan kebutuhan informasi sistem organisasi berdasar atas data, informasi, pengetahuan dan kebijakan yang ada;

* Analisis terhadap spesifikasi kebutuhan informasi

* Merancang sistem informasi dan database yang meliputi pencatatan, pengolahan, perekaman dan pelaporan

* Detil Perencanaan

2. Pengorganisasian dan pengelolaan database:

Jenis layanan ini bertujuan untuk mendetilkan rancangan sistem informasi dan database. Dan juga memperjelas organisasi pengelolaan database supaya dapat berdaya guna secara optimal. Proses ini mencakup beberapa kegiatan seperti:

* Pengembangan kerangka kerja program

* Memformulasikan desain dan struktur organisasi pengelolaan database

* Memformulasikan sistem pencatatan, pengolahan, perekaman dan pelaporan

* Memformulasikan isu strategis dan tujuan strategis.

3. Perancangan media populer:

Jenis layanan ini bertujuan untuk mengembangkan kerangka perancangan media populer yang solid berdasarkan tujuan strategis lembaga. Media akan menjadi alat yang sangat efektif, jika tepat memilih jenis media, sumber informasi data terpercaya dan up to date, pesan yang akan disampaikan jelas, tujuan pesan jelas, dan momentumnya tepat. Oleh sebab itu proses perancangan media populer ini mencakup beberapa kegiatan yakni:

* Identifikasi/ mengenali media populer yang telah ada dan kebutuhan media populer untuk pencapaian tujuan strategis lembaga berdasar atas data, informasi, pengetahuan dan kebijakan yang ada;

* Analisis terhadap spesifikasi kebutuhan media

* Merancang sistem pengelolaan media dan jenis media yang tepat untuk tujuan strategis lembaga;

* Perencanaan tindak lanjut

4. Pengembangan skill media dan database:

jenis layanan ini bertujuan untuk mengembangkan ketrampilan tentang media dan database.

5. Pengelolaan dan distribusi media populer:

Pengelolaan dan distribusi media populer diarahkan menuju keberlanjutan program yang dapat membiayai sendiri. Oleh sebab itu pengelolaan database dan media populer harus mulai dipisahkan pengelolaan keuangannya sejak mulai dari perencanaan sistem database.

2.      Output adalah informasi yang akan diberikan kepada user, sebagai hasil pengolahan aplikasi sistem informasi. Output yang dihasilkan sistem informasi dapat berupa : Output tercetak, Output melalui tampilan layar, Audio.

Tujuan Rancangan Output : Sasaran output adalah menyediakan / melayani, informasi bagi user,

Output harus sesuai dengan kebutuhan user (user requirement), Output yang disampaikan harus memadai untuk kebutuhan user (tidak berlebihan), Jaminan bahwa output sesuai kebutuhan, Jaminan ketepatan penyampaian output, Memilih device dan media komputer yang baik.

-          Internal Output dibuat untuk kebutuhan di dalam organisasi. internal Output mendukung operasi bisnis sehari-hari atau pengawasan manajemen dan pengambilan keputusan. Dibedakan antara Detailed Report, Summary Report dan exception report. Detailed Report, menyajikan informasi dengan sedikit atau tanpa dilakukan penyaringan atau pembatasan. Contoh daftar seluruh supplier, daftar jenis-jenis produk, Summary Report, berisi informasi dari manajer yang tidak perlu diperlihatkan keseluruhan laporan secara detail. Contoh laporan Profit & Lost, Balance Sheet, laporan aging. dan exception report digunakan untuk menyajikan informasi bagi pimpinan, yang berisi informasi perkecualian (laporan perkecualian) contoh: laporan minimum inventory.

-          Eksternal Output dibuat untuk disampaikan kapada pihak-pihak di luar sistem / organisasi sebagai contoh: Tagihan pelanggan, Laporan tahunan keuangan, Laporan untuk pelanggan, vendor, faktur, nota pembelian, jadwal kursus, tiket pesawat, tagihan telepon, dan lain-lain.

-          Turnaround Output adalah Output berupa dokumen yang dikembalikan , misalnya bagian dari statement nasabah yang harus diisi dan dikembalikan nasabah.

3.      Tahapan-tahapan analisis dan perancangan sistem

-          Tahapan analisis – menentukan kebutuhan sistem dan membuat struktur kebutuhan dengan membuat model proses, model logical, dan model konseptual.

Mendefinisikan kebutuhan sistem(System Requirement)

Analisis bisnis yang harus menekankan pada aktivitas yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Maka perlu menyelesaikan detil rencana, dengan mendefinisikan kebutuhan sistem, tantang ekspetasi sistem, keputusan dan pekerjaan yang didukung, serta menentukan sistem yang akan membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Dengan menambahkan proses informasi, termasuk penyimpanan data dan aliran data ke dalam analisis dapat mendukung manajemen dalam proses perencanaan, pengendalian dan evaluasi

Structuring System Requirements using Process Modeling

Membuat pemodelan dengan menggunakan diagram aliran data (DFD-data flow diagram) dalam bentuk grafik. Untuk tujuan analisis dan perancangan, harus memasukkan semua sumber dokumen dan laporan yang didefinisikan pada context diagram dalam lingkup analisis dan perancangan.

Structuring System Requirement using Logical Modeling

Model logical digunakan untuk merepresentasikan logika pengolahan informasi pada diagram aliran data untuk mendeskripsikan secara terstruktur proses logical yang terdapat pada setiap diagram aliran data. Teknik ini mengcakup structured English, decision tables, decision trees dan state transition diagram. Dengan structured English, orang yang bukan programmer bisa memberikan nilai pada proses analisis.

Structuring system requirement using conceptual Data modeling

Membuat model data secara konseptual dengan E-R diagram yang dapat menggambarkan hubungan antar entitas yaitu

1.Resources : Sumber daya, contohnya seperti produk, material, jasa, mesin

2. Events : aktivitas, contohnya pembayaran, pembelian, penugasan, pendaftaran

3. Agents : Pelaku (Aktor), contohnya, Suplier, pelanggan, karyawan, siswa

4. Locations : Lokasi, contohnya seperti cabang, pusat, pabrik, wilayah, negara

Memilih strategi perancangan

Analis sistem akan menentukan berbagai perangkat keras, perangkat lunak, prosedur pengolahan data yang paling efisien dan efektif dalam perancangan sistem dengan mengacu pada terpenuhinya kebutuhan system.

-          Tahapan perancangan logical – Merancang database, form, laporan, interfaces dan dialogues.

Beberapa komponen utama dalam tahapan perancangan secara logis ini adalah merancang form dan laporan, merancang user interface dan dialog, merancang database dengan teknik pemodelan secara logis. Dengan menggunakan model konseptual data sebagai panduan untuk membuat model data secara logis yang akan digunakan untuk pembuatan database secara fisik. Dalam mendefinisikan struktur data yang tepat untuk merefleksikan proses bisnis secara mendasar mempunyai tantangan tersendiri. Beberapa alternatif pemodelan secara logis untuk mendefinisikan struktur data. Pada perancangan secara logis ini akan gunakan struktur relational database untuk mendefinisikan model REAL dengan cardinality yaitu:

1. Mengidentifikasikan kebutuhan relasi

2. Mengidentifikasikan atribut kunci untuk setiap relasi

3. Menghubungkan antar relasi

4. Mendefinisikan atribut bukan kunci

-          Tahapan perancangan fisik – Merancang file fisik, database dan program

Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Perancangan secara fisik merupakan proses pemilihan struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses pada file-file database serta perlu dilakukannya normalisasi untuk mencapai penampilan yang terbaik. Perancangan spesifikasi-spesifikasi untuk database yang disimpan yang berhubungan dengan struktur-struktur penyimpanan fisik, penempatan record dan jalur akses.

-          Tahapan implementasi dan pengelolaan – Melakukan coding, testing, installing, dokumentasi, melatih pemakai, user support dan pengelolaan sistem.

Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk :

a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya.

b. Mengimplementasikan sistem yang baru.

c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal.

 

Save to PDF

 

Permalink Leave a Comment

Minggu 03 – Arsitektur Sistem Akuntansi Tradisional

26 October 2010 at 23:52 (Informasi dan Proses Binis)

Week 3 – Tugas Individu 3 – 0034M

  1. Apakah semua aktivitas proses bisnis terekam dalam jurnal akuntansi? Jelaskan!
  2. Apakah dengan otomatisasi sistem akuntansi tradisional akan memecahkan masalah yang berkaitan dengan proses akuntansi manual? Jelaskan pendapat anda!
  3. Jelaskan kenapa perancang sistem tradisional cenderung membuat beberapa sistem informasi dalam organisasi yang sama!

Jawaban

1. Menurut saya belum semua aktivitas proses bisnis terekam dalam jurnal akuntansi karena transaksi didalam akuntansi meliputi 3 kategori yaitu Aktiva (Aset), Hutang, dan Modal. Dalam jurnal akuntansi terdapat 6 kemungkinan yang mempengaruhi ke 3 kateegori tersebut yaitu: 1. Peningkatan asset, 2. Pengurangan asset, 3. Peningkatan hutang, 4. Pengurangan hutang, 5. Peningkatan modal, 6. Pengurangan modal. Sebagai contoh aktifitas bisnis yang berkaitan dengan pengiriman barang dan memberikan tagihan bagi pelanggan. Pada aktivitas ini ada 2 divisi yang terlibat yaitu divisi manufaktur dan pemasaran. Dengan sistem akuntansi, ada 24 pencatatan yang dilakukan, dan ini belum termasuk potongan harga, selisih kurs, pajak antar Negara. Ada beberapa aktifitas bisnis  yang tidak dapat tercatat pada jurnal akuntansi yaitu Orang produksi ingin mengetahui pesanan yang masuk untuk membuat perencanaan kapasitas produksi, Orang pemasaran perlu informasi pesanan untuk melakukan evaluasi harga, perencanaan iklan dan penentuan target penjualan, Orang di bagian kepegawaian memerlukan informasi tentang komisi yang harus dibayarkan kepada tenaga penjual, Ekesekutif di organisasi perlu mengetahui pesanan yang diterima untuk melakukan evaluasi terhadap dampak bagi organisasi. Oleh karena itu hanya sebagian data yang direkam dari aktivitas bisnis. Data ini berkaitan dengan transaksi akuntansi, data yang disimpan hanya subset dari data deskriptif dari proses bisnis, yaitu berupa data yang mempunyai dampak terhadap kinerja keuangan perusahaan.

2. Menurut saya dengan otomatisasi system akuntansi tradisional akan sangat membantu dalam proses akuntansi yang menghasilkan laporan keuangan seperti laporan rugi/laba, buku besar, neraca saldo, perubahan modal dan lain-lain dalam periode tertentu secara otomatis, cepat, murah dan akurat sehingga dapat mengefisiensi waktu karena dengan otomasisasi menggunakan computer akan jauh lebih cepat dibandingkan dengan pengolahan informasi oleh manusia, murah karena penggunaan kertas semaksimal mungkin akan diminimalkan penggunaannya sehingga biaya merekam, menyimpan, dan menggunakannya akan menurun, akurat karena kesalahan manusia (human error) dapat teratasi, kita harus menyadari manusia bukanlah pengolah informasi yang bisa diandalkan.

3. Menurut pendapat saya, karena dalam arsitektur system tradisional hanya sebagian data yang direkam dari aktivitas bisnis. Data ini berkaitan dengan transaksi akuntansi. Akibatnya adalah sebagian besar informasi penting yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tersebut tidak tercatat dengan baik. Data tidak direkam dan diolah secara langsung(real time). Data direkam oleh sistem akuntansi secara berurutan dan tidak dilakukan secara langsung pada saat transaksi terjadi. Akibatnya pemakai informasi yang membutuhkan data ini secara real-time akan menggunakan aplikasi lain untuk melakukan perekaman dan pengolahan data. Hal ini mengakibatkan nilai sistem akuntansi menurun dengan cepat. Arsitektur ini hanya menyimpan data yang terbatas dari transaksi akuntansi. Data yang disimpan hanya subset dari data deskriptif dari proses bisnis, yaitu berupa data yang mempunyai dampak terhadap kinerja keuangan perusahaan. Arsitektur ini menyimpan data dalam bentuk rekap. Data ini begitu direkap sudah sulit untuk dipilah-pilah sesuai kebutuhan pemakai informasi. Arsitektur ini hanya menyimpan informasi keuangan untuk 1 pemakai informasi saja yang melihatnya dari perspektif keuangan. Sehingga untuk mengakomodir aktifitas bisnis yang belum tercatat dalam arsitektur system tradisional akan membuat beberapa sistem informasi seperti system informasi pembelian dengan adanya system tersebut dapat mencatat aktifitas bisnis untuk analisis kebutuhan barang, analisis harga barang, daftar supplier dan lain-lain.

Save to PDF

Permalink Leave a Comment

Minggu 02 – Model Proses Bisnis REAL

26 October 2010 at 23:48 (Informasi dan Proses Binis)

Week 2 – Tugas Individu 2 – 0034M

Kasus :

China U-Town is a very successful restaurant that delivers Chinese food to customers in a medium-sized city that has a large public university. China U-Town has four locations, one on each side of town (north, south, east and west) in order to provide quick delivery (30 minutes or less, or the customer gets $5 off) and delicious food to the majority of the city.

China U-Town’s owner, Laura, frequently generates and analyzes reports that give her information about her company’s competitors and customers. Using these reports, Laura decides whether to change the menu items and prices, delivery area, etc. She is able to gauge relative performance of the four store locations. China U-Town has approximately sixty employees. Order clerks take customer orders over the telephone and instruct the cooks as to what they need prepared. The cooks prepare the requested food and give it to the order clerks who package it for delivery.

Delivery people take the final package orders to the customer’s residences using company owned delivery vehicles. Customers pay the delivery people either by check or with cash. Delivery people return a copy of the delivery ticket along with the customer’s remittance to the company’s order clerk who records the cash receipt using the company’s electronic cash register. Each day receipts are totaled and Laura decides into which of China U-Town’s bank accounts those receipts should be deposited.

Pertanyaan :

  1. Buat daftar operating event dan management event
  2. Gambar REAL model

NIM: 1301072501

Nama: Hendra Sanjaya

MK: Informasi dan Proses Bisnis

Jawaban

1. Operating Event: Order clerks take customer orders over the telephone, instruct the cooks as to what they need prepared, The cooks prepare the requested food and give it to the order clerks who package it for delivery, Delivery people take the final package orders to the customer’s residences using company owned delivery vehicles, Customers pay the delivery people either by check or with cash, Delivery people return a copy of the delivery ticket along with the customer’s remittance to the company’s order clerk who records the cash receipt using the company’s electronic cash register.

Management Event: analyzes reports that give her information about her company’s competitors and customers , decides whether to change the menu items and prices, delivery area, able to gauge relative performance of the four store locations, has approximately sixty employees, decides into which of China U-Town’s bank accounts those receipts should be deposited.

2. Gambar Real Model of a service process

Real Model of a service process

Save to PDF

Permalink Leave a Comment

Week 1 – Tugas Individu 1 – 0034M

26 October 2010 at 23:43 (Informasi dan Proses Binis)

Minggu 01 – Akuntansi, Teknologi Informasi dan Solusi Bisnis

Tugas Individu Pert 01

1.       Dilihat dari fungsi akuntansi dan perkembangan teknologi, apa dampaknya bagi akuntan?

2.       Jelaskan tentang Sistem informasi akuntansi! Apa yang membedakan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi lainnya?

3.       Apa peran akuntan dalam pemecahan masalah bisnis dan bagaimana teknologi informasi bisa memperbesar peran akuntan.

Jawaban

1.       Dampak bagi akuntan dilihat dari fungsi akuntansi dan perkembangan teknologi adalah

-          Mengubah cara dalam menghasilkan nilai.

-          Keuntungan dari jasa layanan akuntan public semakin menipis dan diperkirakan dalam 10 tahun yang akan datang keuntungannya sudah tidak memadai untuk mendukung kelangsungan operasional.

-          Para manager tidak puas dengan kualitas dan periode pelaporan informasi karena ada kesenjangan antara kebutuhan manager dengan kinerja sistem pelaporan sistem informasi yang tradisional.

-          Profesi akuntan dapat digantikan oleh profesi lain yang mempunyai visi yang inovasi dalam layanan penyediaan dan analisis informasi.

2.       Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

-          Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

-          Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

-          Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Yang membedakan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi lainnya adalah karaktersitiknya yaitu:

-          SIA melakasanakan tugas yang diperlukan

-          Berpegang pada prosedur yang relatif standar

-          Menangani data rinci

-          Berfokus historis

-          Menyediakan informasi pemecahan minimal

-          Lebih fokus pada transaksi-transaksi ekonomi, keuangan dan aset perusahaan

Apa peran akuntan dalam pemecahan masalah bisnis dan bagaimana teknologi informasi bisa memperbesar peran akuntan

3.       Peran akuntan dalam pemecahan masalah bisnis adalah

-          Menyediakan informasi yang bermanfaat bagi pengambil keputusan dalam hal perencanaan, pelaksanaan, pengendalian atau evaluasi aktivitas organisasi.

-          Membantu menyatukan proses pengolahan informasi dalam proses bisnis. Akuntan bisa membantu memastikan proses pengolahan informasi yang menyatu dalam proses bisnis tidak keluar dari aturan proses bisnis tersebut dan pada saat yang bersamaan juga merekam dan menyimpan data yang berkaitan dengan proses bisnis tersebut.

-          Membantu manajemen membuat kebijakan bisnis untuk membentuk dan mengendalikan proses bisnis.

Dengan teknologi informasi dapat memperbesar peranan akuntan seperti layanan : Assurance: sistem dan informasi yang handal; Technology: analisis sistem, manajemen informasi dan keamanan sistem; Management consulting: memberikan nasehat bagi organisasi berkaitan dengan manajemen dan peningkatan kinerja; Financial planning: memberikan input bagi perencanaan keuangan secara luas; International: layanan untuk sistem pelaporan pajak antar negara, merger antar perusahaan multinasional dan kerjasama antar perusahaan multinasional. Tentunya harus didukung dengan kompetensi yang dimiliki akuntan seperti : kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan untuk berpikir strategis dan kritis, fokus pada pasar dan klien, mampu untuk menterjemahkan informasi secara konvergen.

Save to PDF

Permalink Leave a Comment

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.